یکی از مهمترین دستگاه‌ها و تجهیزاتی که برای سازمان و محیط کار خود به آن نیاز پیدا می‌کنید دستگاه حضور و غیاب است. دستگاههای حضور و غیاب نوعی از سیستمهای الکترونیکی محسوب می‌شوند که مبتنی بر فناوری‌های پیچیده و پیشرفته امروزی بوده و می‌توانند وضعیت حضور یا عدم حضور افراد را در یک مجموعه مشخص سازند. این سیستمهای کاربردی به گونه‌ای طراحی و تولید شده‌اند که می‌توانند بخش بسیار مهمی از نیازهای شما را پاسخ دهند. به همین دلیل انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب برای سازمان مد نظر شما اهمیت دارد.
انتخاب سیستم حضور و غیاب مناسب، باید با حساسیت لازم و شناخت عوامل تأثیرگذار در خرید دستگاه حضور غیاب صورت گیرد تا محصول برایمان کاربردی باشد و بتوان از همه امکانات آن به‌خوبی بهره‌مند شد.
قبل از خرید دستگاه حضور و غیاب، برای انتخاب چنین سیستمی باید به نکات زیادی توجه کرده و فاکتورهای بسیاری را در نظر بگیرید. در این مقاله راهنمای انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب را ارائه خواهیم داد و به نکاتی اشاره خواهیم کرد که پیش از خرید این سیستم‌ها باید در نظر داشته باشید .
نکات طلایی انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب: راهنمای گام به گام خرید
مهمترین نکاتی که قبل از خرید سیستم تردد باید در نظر بگیرید عبارتند از:
1- توجه به نوع سیستم و شیوه احراز هویت
همان طور که میدانید، شرکت‌های مختلفی به طراحی و تولید دستگاههای حضور و غیاب اشتغال دارند و این محصولات را در انواعی از مدل‌ها طراحی می‌کنند. در حال حاضر چهار نوع اصلی از این سیستم‌ها وجود دارد که عبارتند از: دستگاههای حضور و غیاب کارتی، دستگاه اثر انگشتی، تشخیص چهره و تشخیص عنبیه.
هر کدام از این سیستم‌ها از ویژگی‌های مخصوص به خود برخوردار شده و مزایا و معایب متفاوتی هم دارند. سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌توانند بر اساس تعداد کارکنان و میزان ترددها و همچنین نیازهای شغلی و سازمانی خود نوع مناسب این سیستم‌ها را انتخاب و خریداری کنند.
برخی از دستگاههای حضور و غیاب هم هستند که می‌توانند دو عملکرد را به صورت همزمان انجام دهند که می‌توان آن‌ها را نوعی دستگاه چند منظوره به شمار آورد. برای نمونه دستگاه مورد نظر، هم یک سیستم حضور و غیاب کارتی است و هم اثر انگشتی.
احراز هویت چند عاملی یا Multi Factor Authentication (MFA)؛ یک راهکار امنیتی است که هویت افراد را با استفاده از چندین فاکتور بررسی و تأیید می‌کند ( استفاده از بیشتر از یک روش به صورت همزمان برای شناسایی افراد)
پس یکی از مهمترین اقدامات پیش از انتخاب و خرید این دستگاه‌ها ارزیابی نوع فعالیت‌های خود در مجموعه و تعیین نوع نیازهای کسب و کارتان است تا بتوانید بر اساس این عوامل بهترین دستگاه حضور و غیاب را در نظر بگیرید.
اگر سازمان شما به گونه‌ای است که استفاده از یک نوع از این محصولات پاسخگوی نیازهایتان نیست، بهتر است از دستگاههای چند منظوره و یا ترکیبی استفاده کنید. علاوه بر نیازهای سازمانی، در چنین شرایطی باید نحوه عملکرد دستگاه را نیز در نظر داشته باشید. عملکرد مناسب این سیستم‌ها را می‌توانید بر اساس چند عامل مورد ارزیابی قرار دهید. از جمله این عوامل می‌توان به سرعت تشخیص بالا اشاره کرد و یا خطای کم، عدم امکان تقلب و یا دور زدن سیستم را نام برد. میزان و حجم حافظه دستگاه نیز موضوع بسیار مهمی است که باید به آن دقت کنید.
با در نظر گرفتن این پارامترها و بر اساس مزایا و معایب آن‌ها و انجام مقایسه می‌توانید به انتخاب و خرید بهترین دستگاه حضور و غیاب اقدام کنید.
برای نمونه یکی از مهمترین معایب دستگاههای حضور و غیاب کارتی این است که شما باید حتماً این کارت را به همراه داشته باشید تا بتوانید حضور و یا خروج خود را ثبت کنید. از سوی دیگر امکان تقلب از طریق این دستگاه و استفاده دیگران از کارت شما وجود دارد.
مثلاً شما می‌توانید کارت خود را در اختیار همکارتان قرار دهید تا به جای شما حضور و یا خروجتان را در سازمان ثبت کند. این نوع معایب در دستگاههای حضور و غیاب بیومتریک از قبیل دستگاههای تردد تشخیص چهره وجود ندارد. سرعت عملکرد تشخیص سیستمهای حضور و غیاب بیومتریک نیز از نوع کارتی بالاتر است. اگر محیط کاری شما محیطی پرتردد است، بهترین گزینه برای شما، دستگاههای حضور و غیاب بیومتریک هستند؛ زیرا بیومتریک ها ویژگی های قابل اندازه گیری و منحصر به فرد بدن انسان هستند، هر فرد شخصاً برای احرازهویت خود باید اقدام کند و امکان ثبت ورود توسط دیگر اشخاص وجود ندارد.
2- نوع ارتباط و شیوه انتقال اطلاعات
دستگاههای حضور و غیاب از روش‌های مختلفی به منظور انتقال داده‌ها از دستگاه به نرم افزار حضور و غیاب استفاده می‌کنند. این روش‌ها را می‌توان در چهار گروه اصلی دسته بندی کرد. برخی از انواع این سیستم‌ها با استفاده از وای فای(Wifi) و یا بیسیم به انتقال داده‌ها دست می‌زنند و بعضی با استفاده از فلش Usb به این کار اقدام می‌کنند.
انتقال اطلاعات از طریق این سیستم‌ها میتواند به صورت آنلاین و یا از طریق شبکه Lan نیز صورت بگیرد. بنابراین شما به عنوان مدیر یک مجموعه این امکان را دارید که بهترین دستگاه حضور و غیاب را بر اساس این روش‌ها انتخاب و خریداری نمایید.
3- برند و شرکت سازنده
برای انتخاب و خرید بهترین دستگاه حضور و غیاب توجه به شرکت سازنده و یا برند از اهمیت خاصی برخوردار است. چرا که این عامل تعیین کننده کیفیت محصول و تضمین کننده کارایی آن خواهد بود.
هر کدام از شرکت‌های سازنده این دستگاه‌ها نیز از قابلیت‌ها و امکانات خاصی برای این محصولات استفاده کرده و این تجهیزات را با سرعت‌های مختلف، کیفیت و فناوری‌های متعدد روانه بازار مصرف می‌نمایند. تمامی این موارد در بهره‌وری محصول و کارایی آن نقش موثر دارد.
پس پیش از خرید حتما به این عامل دقت داشته باشید. سعی شما بر این باشد که خرید بهترین دستگاه حضور و غیاب را از شناخته شده‌ترین و معتبرترین برندهای موجود در بازار انجام داده و کمتر به سراغ برندهای ناشناخته بروید.
4- قیمت دستگاه
بسیاری از افراد پیش از خرید یک کالا به قیمت آن توجه می‌کنند و تمایل دارند محصولی را برای خرید در نظر بگیرند که علاوه بر برخورداری از کیفیت و کارایی لازم، قیمت مناسب و مقرون به صرفه‌ای هم داشته باشد. این موضوع پیش از انتخاب بهترین دستگاه ورود و خروج نیز موضوع بسیار مهمی است. چراکه قیمت این سیستم‌ها باید با بودجه شرکت شما در تناسب و سازگاری باشد. در حال حاضر دستگاههای کنترل تردد کارتی و یا رمزدار قیمت‌های پایین‌تری نسبت به دستگاههای بیومتریک، اثر انگشت، تشخیص چهره و عنبیه دارند.
پس اگر تمایل به خرید ارزانترین سیستم حضور و غیاب دارید خرید این تجهیزات برای شما مناسب‌تر است. به طور کلی قیمت بهترین دستگاه حضور و غیاب به امکانات، نوع نصب، گزارش‌های قابل ارائه، تعداد پرسنل و .... وابسته است.
5- امکان استفاده از دستگاه در سیستم تردد
اگر کاربر مایل به استفاده از سیستم حضور غیاب در کنار گیت کنترل تردد باشد، به‌طوری‌که در صورت شناسایی کاربر توسط سامانه حضورغیاب و تائید کاربر، امکان باز شدن مسیر تردد گیت امکان‌پذیر شود (مشابه سیستم گیت تردد در مترو)، در این صورت باید از دستگاه حضور و غیابی که دارای خروجی است استفاده نماید که اصطلاحاً به این سیستم، دستگاه کنترل تردد، کنترل دسترسی یا اکسس کنترل میگویند.
6- داشتن نرم‌افزار حضور و غیاب یا اپلیکیشن
برای راحتی کار مدیران و نظارت به عملکرد کارمندان، نرم‌افزارهایی طراحی‌شده که با دریافت اطلاعات تردد افراد از دستگاههای ساعتزنی، گزارش عملکرد هر کاربر را بر اساس برنامه و شیفت تعیین‌شده برای او، ارائه خواهد داد.
قیمت نرم‌افزار حضور و غیاب بر اساس امکانات، قابلیت‌ها و نوع نصب، گزارش‌های قابل‌ارائه، تعداد پرسنل، تعداد دستگاه ورود و خروج و نوع نرم‌افزار متفاوت می‌باشد.
امکان اتصال دستگاه حضور غیاب به نرم‌افزار یک ویژگی بسیار مهم است، چرا که دستگاه ساعتزنی به تنهایی فقط عمل ثبت تردد را انجام می‌دهد و اموری مانند گزارش گیری یا تعیین دسترسی افراد به اطلاعات تردد و… بر عهده نرم افزار حضور و غیاب است.
7- توجه به محل نصب و بهره برداری
پیش از انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب به محل نصب و شرایط محیط کاری خود هم توجه کافی داشته باشید. برای نمونه اگر در یک محیط صنعتی و یا کارگاهی فعالیت دارید و ممکن است کارگران و کارکنان شما با مواد شیمیایی سر و کار داشته باشند، بهتر است از دستگاههای حضور و غیاب اثر انگشتی برای ثبت تردد کارکنان استفاده نکنید.
چرا که ممکن است مشکلاتی در تشخیص اثر انگشت به وجود آید. در این شرایط بهترین دستگاه حضور و غیاب برای شما سیستمهای کارتی و یا تشخیص چهره و عنبیه خواهند بود. از سوی دیگر بهترین مکانی که می‌توانید این دستگاه‌ها را نصب نموده و مورد بهره برداری قرار دهید، قسمت‌های ورودی سازمان است تا افراد بتوانند در هنگام ورود و یا خروج به راحتی و با صرف کمترین زمان ممکن حضور و یا عدم حضور خود را به ثبت برسانند .
به منظور انتخاب بهترین سیستم حضور و غیاب و کسب بیشترین رضایت از خرید، باید فاکتورهایی مانند شرایط محیط کار و قیمت دستگاه حضور و غیاب را مد نظر قرار داد.
8- گارانتی و خدمات پس از فروش
ناگفته پیداست که گارانتی معتبر و یا خدمات پس از فروش مناسب و شیوه پشتیبانی از یک سیستم حضور و غیاب تا چه اندازه اهمیت دارد. برخورداری از این ویژگی‌ها و ضمانت نامه‌ها شما را مطمئن خواهد کرد که دستگاهی را خریداری کرده‌اید که کیفیت بالایی داشته و می‌توانید از اصالت آن اطمینان خاطر کافی داشته باشید. پس این دستگاه‌ها را از فروشگاه‌ها و یا مراکزی که گارانتی و خدمات پس از فروش در اختیار متقاضیان قرار نمی‌دهند خریداری نکنید.
9- نظرات و تجربه دیگر مشتریان
به‌طورکلی نظرات و تجربه دیگر مشتریان یکی دیگر از عوامل مؤثر بر فروش دستگاه و تصمیم‌گیری دقیق‌تر است. به همین دلیل با توجه به رضایت یا عدم رضایت افراد، می‌توانید برای خرید دستگاه ورود و خروج اقدام کنید.
10- امکان تامین قطعات جهت تعمیر
با توجه به شرایط فعلی کشور و شدت تحریم‌ها در بخش واردات، متأسفانه بسیاری از شرکت‌های معتبر و خوش‌نام، دیگر نمی‌توانند مانند گذشته خدمات تعمیر یا تأمین قطعات لازم را به طور کامل ارائه دهند. بنابراین، حتماً هنگام خرید، در مورد خدمات پس از فروش و وضعیت تأمین قطعات از فروشنده سؤال کنید.
سخن پایانی: انتخابی هوشمندانه برای مدیریت زمان و نیروی انسانی
انتخاب بهترین سیستم حضور و غیاب، یک تصمیم استراتژیک است که میتواند بهره‌وری و نظم را در مجموعه شما به طور چشمگیری افزایش دهد. همانطور که بیان شد، "بهترین" دستگاه برای هر سازمان متفاوت است و باید بر اساس مجموعه‌ای از فاکتورها نظیر نوع فعالیت‌ها، تعداد کارکنان، شرایط محیطی و بودجه صورت گیرد. هدف اصلی باید انتخاب سیستمی با کمترین میزان خطا و بیشترین کارایی باشد.
پیش از نهایی کردن خرید خود، توصیه می‌شود حتماً با کارشناسان متخصص در این حوزه مشورت کنید. آن‌ها می‌توانند با ارزیابی دقیق نیازهای شما، بهترین گزینه را از میان انواع دستگاه‌ها و فناوری‌های موجود (مانند سیستمهای کارتی، اثر انگشتی، تشخیص چهره، تشخیص عنبیه و گزینه‌های چندعاملی) به شما معرفی کنند. فروشگاه‌هایی که محصولات خود را با گارانتی معتبر و خدمات پس از فروش و پشتیبانی فنی قوی ارائه می‌دهند، تضمین‌کننده آرامش خاطر شما در بلندمدت خواهند بود.
منبع: سایت ایران اکسس https://iranacs.com/