چالش های خرید نرم افزارهای حضور و غیاب

توجه زیاد به جزییات در نرم افزار حضور و غیاب

نرم افزار زمان و حضور و غیاب قادراست باعث مدیریت تمامی جزییات شود. نرم افزار حضور و غیاب این توانایی را به مدیران می دهد تا روی ساعات کار کارکنان خود متمرکز شود. وجه منفی این قابلیت نرم افزار حضور و غیاب این است که توانایی آن را دارد که مدیر را درگیر توجه به جزییات کند.

در واقع مدیران را به طور غیر حیاتی با ریزه کاری های مسئولیت های روزانه کارکنان درگیر نموده و آنها را درگیر بررسی ساعات کار مشغول می کنند. ثبت ساعات ورود و خروج و ثبت جریان مداوم اطلاعات درباره ی نقش های کارکنان می‌تواند برای مدیران انگیزه ایجاد کنند که دقت کنند کارکنان آنها چطور روزهای کاری خود را طی می‌کنند و این پرسش را عنوان کنند که چرا برای انجام وظایف خودبه این مقدار زمان نیاز دارند.

اضافه بر این، مدیران ممکن است مجبور شوند زمان بیشتری را برای بررسی گزارش‌های ردیابی اطلاعات اختصاص دهند.

ایجاد حواس پرتی با خرید نرم افزار حضور و غیاب

بعضی از محصولات نرم افزاری کنترل تردد و حضور و غیاب می توانند در جزییات خیلی دقیق تر شده و تنها ساعات کاری یک کارمند و میزان فعالیت یک کارمند را در یک روز کاری نشان دهند. این نرم افزارها توانایی این را دارد که میزان فعالیت را با بررسی کلیک های ماوس، اسکرول ها و موارد شبیه به اینها بررسی کنند.

زمانی که کارمندان باید استرس اعمال ملاک های خاصی را داشته باشند، امکان دارد از دقت کامل به فعالیتشان جلوگیری کند. آنها ممکن است نتوانند بر رفع مشکل متمرکز شده یا این اعداد نتواند نوآوری های خلاق را  از انعکاس دهد و حتی جلوگیری کند. و به جای آن، ممکن است حواس مدیران را با چیزهایی همچون رعایت کارهای فوری دلخواه، زمان بندی صحیح ورود و خروج در نرم افزار حضور و غیاب و سایر مسائل مشابه، پرت کند.

خواندن این مقاله برای شما مفید است:   برترین نرم افزار حضوروغیاب چه ویژگی هایی دارد؟

عدم گزارش کیفیت فعالیت های کارمند در طول روز کاری با نرم افزار حضور و غیاب

یک نرم افزار حضور و غیاب (ردیاب زمان) می‌تواند نشان دهد که یک کارمند چه مدت برای انجام یک کار صرف کرده است و به طور کلی چند ساعت در ۲۴ ساعته کار کرده است، چه ساعتی وارد شرکت شده و چه ساعتی خارج شده است و موارد این چنینی.

با این حال، نرم افزار حضور و غیاب به تنهایی نمی‌تواند به مدیران بینش عمیق‌تری درباره نحوه انجام وظایف کارمندان شان بدهد.همچنین اگر مدیران سهام زیادی را در زمانی که کارمندان صرف کار می‌کنند، به درستی اندازه گیری کنند، نمی تواند بهره وری و کارایی یک کارمند را اندازه گیری کند.

به عنوان مثال، یک کارمند یک کارگر سریع است و می تواند مقدار قابل توجهی از کار را در مدت زمان کوتاهی انجام دهد. با این حال، یک کارمند دیگر زمان بیشتری برای اتمام کار خود می‌گیرد، اما همچنان می‌تواند نتایج عالی ارائه دهد. بنابراین، اهمیت دادن بیش از حد به کنترل زمان می تواند مدیران را به ارزیابی ناعادلانه عملکرد کارکنان خود سوق دهد.

با استفاده از نرم افزار حضور و غیاب، کارمندان می توانند احساس بی اعتمادی و بی انگیزگی کنند.

ردیابی ساعات و سطوح فعالیت کارمندان ممکن است باعث شود کارمندان احساس کنند به اخلاق کاری یا توانایی آنها برای مدیریت موثر زمان خود اعتماد ندارند.ممکن است احساس کنند که در کل روز کاری تحت نظر هستند که می تواند بر روحیه کارکنان، تأثیر منفی بگذارد.

کارمندان همچنین ممکن است نگران باشند که مدیران آنها از داده های جمع آوری شده توسط نرم افزار برای تقاضای سرعت کار بیشتر و انتظارات غیرمنطقی از بهره وری استفاده کنند.

در حالی که سازمان ها معمولاً قصد دارند بهره وری را با استفاده از نرم افزار ردیابی زمان افزایش دهند، اما می تواند تأثیر معکوس داشته باشد. اگر تمرکز بیشتری روی مقدار زمان صرف شده برای کارها باشد تا کار واقعی که کارکنان انجام می‌دهند، کارمندان ممکن است احساس کنند که تلاش‌هایشان به درستی مورد توجه قرار نمی‌گیرد.

یک راه حل پیشنهادی برای جلوگیری از ایجاد این حس، اجتناب از بررسی های مستقیم و استفاده از اپلیکیشن های حضور و غیاب است که به صورت ریموت و غیرمستقیم بر فرایندها نظاذت می کنند.

برای شروع پیشنهاد می کنیم به مقاله بررسی بهترین اپلیکیشن های حضور و غیاب نگاهی بیندازید.

علاوه بر این دقت کنید که ممکن است کارمندان شما در بعضی از مقاطع به صورت ریموت و دورکار کار کنند و روش های مستقیم همیشه برای بررسی نوع وظایف کارمندان مفید نخواهد بود. بنابراین بهتر است از نوعی نرم افزار حضور و غیاب ریموت استفاده کنید که قابلیت دنبال کردن نتایج به صورت دورکاری نیز داشته باشد.

با نرم افزار حضور و غیاب، کارمندان ممکن است نگران حریم خصوصی خود باشند.

حفظ حریم خصوصی یکی از بزرگترین نگرانی هایی است که کارمندان هنگام استفاده از نرم افزار حضور و غیاب دارند. یک جنبه این نگرانی ها، نحوه استفاده و ذخیره داده های جمع آوری شده توسط نرم افزار ردیابی زمان است.این می تواند حتی برای پیمانکارانی که از دستگاه های خود برای فعالیت های کاری و شخصی استفاده می کنند، بیشتر نگران کننده باشد.

علاوه بر این، بسته به نوع دستگاه کنترل کننده ترددی که سازمان ها استفاده می‌کنند، این نرم‌افزار می‌تواند از صفحه‌نمایش رایانه کارمندان عکس بگیرد. بنابراین می تواند تصاویری از پیام ها و اسناد خصوصی و همچنین سایر داده های حساس را بگیرد و ذخیره کند. در بعضی از انواع نرم افزار ردیابی زمان، تشخیص چهره نیز می تواند داده های بیومتریک کارمندان را حفظ کند.

نظارت بر زمان و حضور می تواند منجر به تبعیض شود.

نرم افزار ردیابی زمان در صورت استفاده صحیح می تواند برای کسب و کارها بسیار مفید باشد.با این حال، پتانسیل تبعیض در محل کار را نیز دارد.به عنوان مثال، اگر یک کارمند معلولیت داشته باشد، ممکن است مجبور باشد زمان بیشتری را برای تکمیل وظایف خود صرف کند. بنابراین، مدیران باید اطمینان حاصل کنند که کارکنان خود را منصفانه و عادلانه زیر نظر دارند.

یکی از راه هایی که می توانید بهره وری سازمان را بهتر بررسی کنید، استفاده کردن از نرم افزار CRM در کنار نرم افزار حضور غیاب و بررسی نتایج حاصله از داده های دریافتی از سیستم ارتباط با مشتری است و بر اساس نتایج و میزان رضایت مشتریان، کارمندان خود را از لحاظ کیفیت و بهره وری بررسی کنید.

خلاصه مقاله مشکلات نرم افزار حضور و غیاب

در این مقاله درباره مشکلات و مسائلی که نرم افزار کنترل تردد و حضور و غیاب ممکن است برای سازمان ها ایجاد کند، بیان شد. مسائلی مانند در نظر نگرفتن سرعت متفاوت اجرای کارها توسط افراد مختلف، رعایت نشدن حریم خصوصی افراد، در نظر گرفتن معلولیت ها و مشکلات افراد در اجرای وظایف شان، ایجاد روحیه عدم اعتماد از اصلی ترین مشکلات استفاده و خرید نرم افزار حضور و غیاب است. اگر از نرم افزار حضور و غیاب استفاده می کنید بهتر است از KPI های همه جانبه تر و مرکب از ساعات حضور و غیاب استفاده کنید.