فرض کنید یکی از کارکنان جدید شرکت قرار است کاری را شروع کند. برای انجام وظیفه‌اش به یک فرم نیاز دارد، باید دستورالعمل مربوط به کارش را بخواند و بداند درخواستش را به کدام واحد بفرستد. اما فرم در یک پوشه است، دستورالعمل را باید از همکارش بگیرد و برای ثبت درخواست هم نمی‌داند باید به چه کسی پیام بدهد.
شاید این اتفاق به‌تنهایی مسئله مهمی به نظر نرسد؛ اما وقتی همین وضعیت برای ده‌ها کارمند و صدها درخواست تکرار شود، چقدر از وقت شرکت صرف کارهایی می‌شود که می‌توانست ساده‌تر انجام شوند؟
بسیاری از سازمان‌ها با همین مشکلات روبه‌رو هستند. هرچه تعداد کارکنان، پروژه‌ها و فعالیت‌ها بیشتر می‌شود، هماهنگی بین بخش‌ها هم دشوارتر می‌شود. شیرپوینت مایکروسافت یکی از ابزارهایی است که به شرکت‌ها کمک می‌کند اطلاعات، اسناد و بخشی از فرایندهای کاری خود را در یک محیط منظم‌تر مدیریت کنند.
شیرپوینت چیست و چه مشکلی را در سازمان حل می‌کند؟
شیرپوینت یک پلتفرم از شرکت مایکروسافت است که سازمان‌ها می‌توانند از آن برای نگهداری و مدیریت اسناد، اشتراک‌گذاری اطلاعات، ایجاد پرتال داخلی و سامان‌دهی برخی کارهای روزمره استفاده کنند.
برای درک بهتر کاربرد آن، یک شرکت را در نظر بگیرید که کارکنانش برای پیدا کردن فرم‌ها، اطلاعیه‌ها یا دستورالعمل‌ها باید از چند نفر سؤال کنند. با راه‌اندازی شیرپوینت می‌توان این اطلاعات را در یک محیط مشخص قرار داد تا هر کارمند، متناسب با سطح دسترسی خود، به اطلاعات موردنیازش برسد.
به این ترتیب، برای انجام هر کار ساده‌ای لازم نیست مسیر جداگانه‌ای طی شود. اطلاعات در دسترس‌تر می‌شوند و کارکنان می‌توانند زمان بیشتری را صرف وظایف اصلی خود کنند.
مدیریت اسناد سازمانی؛ چطور از دوباره‌کاری جلوگیری کنیم؟
در بسیاری از شرکت‌ها، یک سند ممکن است چند نسخه داشته باشد. یکی از کارکنان فایل را با ایمیل ارسال کرده، نفر دیگری تغییراتی در نسخه خودش داده و در نهایت مشخص نیست کدام فایل باید مبنای کار قرار بگیرد.
این مشکل در اسناد مهمی مثل قراردادها، گزارش‌های مالی، دستورالعمل‌ها و صورت‌جلسه‌ها می‌تواند دردسرساز شود.
با استفاده از شیرپوینت، می‌توان اسناد را بر اساس نیاز سازمان دسته‌بندی کرد، دسترسی افراد را مشخص کرد و تغییرات فایل‌ها را در قالب نسخه‌های مختلف نگه داشت. در نتیجه، پیدا کردن سند مناسب ساده‌تر می‌شود و امکان بررسی تغییرات قبلی هم وجود دارد.
البته صرفاً انتقال فایل‌ها به یک سامانه جدید کافی نیست. اگر از ابتدا مشخص نباشد اسناد چگونه دسته‌بندی شوند و چه کسانی به آن‌ها دسترسی داشته باشند، همان بی‌نظمی قبلی ممکن است در محیط جدید هم تکرار شود. به همین دلیل، طراحی ساختار مدیریت اسناد اهمیت زیادی دارد.
اتوماسیون اداری شیرپوینت؛ درخواست‌ها چطور سریع‌تر انجام می‌شوند؟
تصور کنید یکی از کارکنان برای خرید تجهیزات موردنیاز واحدش درخواست ثبت می‌کند. درخواست باید به مدیر مربوطه برسد، پس از تأیید به واحد مالی ارسال شود و در نهایت نتیجه به درخواست‌کننده اطلاع داده شود.
اگر این مراحل با ایمیل، تماس و پیگیری دستی انجام شوند، ممکن است درخواست بین چند نفر معطل بماند یا مسئول پیگیری آن مشخص نباشد.
در یک فرایند طراحی‌شده بر پایه شیرپوینت، می‌توان مراحل بررسی درخواست، مسئول هر مرحله و وضعیت انجام کار را مشخص کرد. با استفاده از ابزارهایی مانند Power Automate نیز امکان خودکارسازی بسیاری از مراحل وجود دارد؛ برای مثال، پس از ثبت درخواست، پیام تأیید برای مسئول مربوطه ارسال شود.
این قابلیت می‌تواند برای فرایندهایی مانند درخواست خرید، مرخصی، تأیید اسناد یا پیگیری مصوبات جلسات کاربرد داشته باشد. البته نوع فرایند و میزان خودکارسازی به نیاز سازمان و نحوه پیاده‌سازی بستگی دارد.
پرتال سازمانی شیرپوینت؛ کارکنان اطلاعات را از کجا پیدا کنند؟
در یک سازمان، اطلاعات فقط به اسناد و فایل‌ها محدود نمی‌شود. خبرهای داخلی، آیین‌نامه‌ها، فرم‌های پرکاربرد، اطلاعات واحدها و دستورالعمل‌های کاری هم باید در دسترس کارکنان باشند.
اگر هر واحد اطلاعات خودش را در محل جداگانه‌ای منتشر کند، کارکنان ممکن است از بعضی اطلاعیه‌ها بی‌خبر بمانند یا برای پیدا کردن یک دستورالعمل ساده زمان زیادی صرف کنند.
پرتال سازمانی مبتنی بر شیرپوینت می‌تواند این اطلاعات را در یک محیط داخلی گرد هم بیاورد. برای مثال، کارمند می‌تواند از طریق پرتال به اطلاعیه‌های شرکت، فرم‌های منابع انسانی یا لینک سامانه‌های موردنیازش دسترسی پیدا کند.
چنین پرتالـی فقط یک صفحه برای انتشار اخبار نیست؛ اگر متناسب با نیازهای شرکت طراحی شود، می‌تواند به نقطه شروع بسیاری از فعالیت‌های روزانه کارکنان تبدیل شود.
امنیت اطلاعات در شیرپوینت؛ چه کسی به اسناد دسترسی دارد؟
همه کارکنان یک سازمان نباید به تمام اطلاعات شرکت دسترسی داشته باشند. اطلاعات مالی، قراردادها و مدارک پرسنلی نمونه‌هایی از اسنادی هستند که مشاهده یا ویرایش آن‌ها باید محدود به افراد مشخصی باشد.
شیرپوینت امکان تعریف دسترسی برای کاربران و گروه‌ها را فراهم می‌کند. بنابراین سازمان می‌تواند مشخص کند هر فرد چه اطلاعاتی را ببیند، کدام اسناد را ویرایش کند و در چه بخش‌هایی اجازه مدیریت داشته باشد.
این موضوع به‌ویژه در سازمان‌هایی اهمیت دارد که چند واحد با مسئولیت‌های متفاوت دارند یا اطلاعات محرمانه نگهداری می‌کنند.
البته امنیت اطلاعات فقط به انتخاب نرم‌افزار وابسته نیست. تنظیم صحیح دسترسی‌ها، نگهداری سامانه، سیاست‌های امنیتی و تهیه نسخه پشتیبان هم باید در نظر گرفته شوند.
مایکروسافت شیرپوینت؛ آیا برای هر سازمانی مناسب است؟
شیرپوینت امکانات متنوعی دارد، اما این به معنی آن نیست که هر شرکت باید تمام این امکانات را راه‌اندازی کند.
برای یک کسب‌وکار کوچک که تعداد محدودی فایل دارد و کارکنانش به‌راحتی با یکدیگر هماهنگ می‌شوند، ممکن است یک راهکار ساده‌تر کافی باشد. اما وقتی تعداد کاربران افزایش پیدا می‌کند، اسناد اهمیت بیشتری پیدا می‌کنند یا درخواست‌ها و فرایندهای داخلی پیچیده‌تر می‌شوند، نیاز به یک سامانه منظم‌تر جدی‌تر خواهد شد.
پیش از انتخاب شیرپوینت، بهتر است چند سؤال را پاسخ دهید:
- کارکنان برای دسترسی به اطلاعات موردنیازشان با مشکل روبه‌رو هستند؟
- چندین نسخه از اسناد مهم شرکت وجود دارد؟
- درخواست‌ها و تأییدیه‌ها با پیگیری‌های مکرر انجام می‌شوند؟
- ایجاد یک پرتال داخلی برای اطلاع‌رسانی و دسترسی به خدمات سازمانی ضروری است؟
- سازمان به کنترل دقیق‌تر دسترسی‌ها و مدیریت متمرکز اسناد نیاز دارد؟
اگر چند مورد از این مشکلات در شرکت شما وجود دارد، بررسی شیرپوینت می‌تواند تصمیم منطقی‌ای باشد. مهم این است که پیش از خرید، نیازهای واقعی سازمان مشخص شوند و امکانات متناسب با آن‌ها انتخاب شوند.
هزینه راه‌اندازی شیرپوینت؛ چه مواردی را باید در نظر گرفت؟
هزینه استفاده از شیرپوینت به یک عامل محدود نمی‌شود. نسخه مورد استفاده، تعداد کاربران، مجوزهای نرم‌افزاری، امکانات موردنیاز، حجم اطلاعات و میزان سفارشی‌سازی می‌توانند روی هزینه نهایی تأثیر بگذارند.
برای مثال، سازمانی که فقط به مدیریت اسناد نیاز دارد، ممکن است به راهکاری متفاوت از شرکتی نیاز داشته باشد که علاوه بر اسناد، پرتال سازمانی و چند فرایند تأیید و پیگیری را هم می‌خواهد.
بهتر است پیش از دریافت پیشنهاد قیمت، مشخص کنید قرار است چه مشکلی حل شود و چه امکاناتی واقعاً ضروری هستند. این کار کمک می‌کند بودجه صرف قابلیت‌هایی شود که برای سازمان کاربرد دارند، نه امکاناتی که احتمالاً هیچ‌وقت استفاده نخواهند شد.
راهکارهای شیرپوینت راتوس؛ از شناخت نیاز تا پیاده‌سازی
راه‌اندازی شیرپوینت زمانی نتیجه مطلوبی دارد که متناسب با شیوه کار کردن سازمان طراحی شود. اگر ساختار اطلاعات، سطح دسترسی کاربران و فرایندهای موردنیاز از ابتدا مشخص نباشند، حتی یک نرم‌افزار قدرتمند هم نمی‌تواند به‌تنهایی مشکلات سازمان را برطرف کند.
راتوس مجموعه‌ای فعال در حوزه راهکارهای سازمانی مبتنی بر شیرپوینت است. تیم راتوس خدماتی مانند نصب و پیاده‌سازی شیرپوینت، فارسی‌سازی، مشاوره، آموزش و پشتیبانی را برای سازمان‌ها ارائه می‌دهد و علاوه بر آن، نرم‌افزارها و وب‌پارت‌های کاربردی مانند مدیریت وظایف، مدیریت پروژه، دبیرخانه و نظرسنجی را بر بستر شیرپوینت توسعه داده است. رویکرد راتوس این است که پیش از اجرا، نیاز واقعی سازمان بررسی شود و راهکار متناسب با شرایط فنی، کاربران و فرایندهای کاری انتخاب شود.
اگر در سازمان شما هم پیدا کردن اطلاعات، مدیریت اسناد یا پیگیری کارهای داخلی به یک چالش روزمره تبدیل شده است، پیش از هر اقدامی درباره فارسی‌ساز شیرپوینت و امکانات آن مطالعه کنید و برای انتخاب گزینه مناسب، نیازها و شرایط پیاده‌سازی سازمان خود را با متخصصان در میان بگذارید.